经贸讲座

台商日常金流及自保管理执行实务解析

―证照、印信管理与银行帐户之核管

文／蔡卓勋

台商企业在大陆营销中，用印及日常金流之收受使用是执行中最繁琐、也最基础的作业流程。证照、公章印信为企业身份与权力的证明，然从台商赴大陆投资以来，因印信公章被盗用冒名进口机械、高级轿车等转售，而招致刑事涉讼及究责者屡见不鲜，甚而因盖章之误而使企业陷入危机，面临存续挣扎之状况，也非仅有之单一事件。

近年来，大陆内销市场对于外资投入策略较之往昔更为开放，诸多的中、小型台商借由电子平台或驻点设立，从事小额民生性商品的商务活动愈趋愈盛，支票与银行帐户小额款项之收受、使用也随之趋繁，不但银行帐户日常金流的稽核愈趋重要，相对地不少台商因对大陆支票实务常识及相关法令之不谙，致使落入支票陷阱，或致血本无归者，更时有所闻。

有鉴于此，本文将就大陆营销中证照管理、用印、支票使用，及银行帐户日常金流稽核之法规与实务摘要说明、建议于下，或期能协助台商于日常作业执行相关之自保管理，降低印章行使与支票收受、一般金流进出之风险。

一、了解大陆支票行使的基本常识，避免落入“支票陷阱”：

(一)在大陆通用的支票类型

大陆通用的支票按照支付票款的方式分为三种：

1.「现金支票」，此类支票上印有“现金”字样，只能用于支取现金，开立时必须填写用途，常见的用途注明有备用金、工资、奖金或补贴、差旅费、收购款、与个人之间的其他用途。

2.「转帐支票」，此类支票上印有“转帐”字样，仅限于转帐使用。

3.「普通支票」，此类支票上无印制任何关于银行使用限定之字样，所以既能用于提领现金也能用于转帐，与台湾普通支票相同，于支票左上角划两条平行线的划线支票是用于转帐，未划线者则可提领现金。

(二)收受、行使支票要注意的事项

1.要有银行支票的基本要件

按大陆规定，支票的绝对应记载事项有：(1)表明“支票”的字样；(2)无条件支付的委托；(3)确定的金额；(4)付款人名称；(5)出票日期；(6)出票人签章。上述有其一未记载者，支票无效。

其中要特别提醒关注的细节如下：

(1)出票日期必须大写：例如：2010年5月5日：贰零壹零年伍月零伍日。

(2)人民币的大写采数字大写写法，另外小写金额部分，于最高金额的前一位空白格用“￥”。

(3)用印状况：支票正面要盖有红色印泥的财务专用章和法人章，印章模糊会被银行当成作废支票拒绝，也不能因此在该支票上重新加盖，而是须另行开立支票。

2.收受异地支票时要再审查其他重要细节

除审查上述支票基本要件外，应再特别注意支票正面不能有其它涂改痕迹；现金支票票面金额有无超过付款银行规定的金额上限（一般为人民币50万元）；支票票面右下方有无记载12位元的银行机构代码，以避免拿到空头伪票。

另外，要特别注意相关日期的审查，这是台商常落入的“支票陷阱”。在大陆对支票使用的规定是「见票即付」，不得另行记载付款日期，另外记载付款日期者，该记载无效。银行本票的提示付款期限自出票日起最长不得超过2个月；一般支票则持票人应当自出票日起10日内提示付款；超过提示付款期限的，付款人可以不予付款。所以台商宜慎防收入此种只能靠兴讼“试著”追究责任的“无效支票”。

二、如何使用技巧快速自查银行帐户日常金流

大陆对企业的银行帐户设立定有用途之规范，台商常设立之银行帐户种类有四种：一是每个企业只能设立一个的「基本存款帐户」，用于日常转帐结算和现金收付。二是用于办理借款转存、归还和其他转帐结算的资金收付，而开立的「一般存款帐户」，此类帐户只能存入现金不能支领现金。三是企业于异地产品展销、临时性采购资金等基于临时性经营活动之需求，而开立的「临时存款帐户」。四是企事业单位因特定用途需要，如基本建设专案等专项资金，而开立的「专用存款帐户」，此帐户仅能就该专项入款。

在企业对金流的稽核上，可借由银行对帐单和银行存款调节表审核银行存款的实存数额，及银行存款收入与付出事项的真实性、正确性作资金流向之确认。按笔者实务经验，建议企业不妨基于上述原则下，建立如下之银行存款的内部自查执行流程，或可对银行帐户日常金流发挥快速核查之效：

(1)   企业是否根据不同的银行帐号分别开设银行存款日记帐。

(2)   银行存款的处理和日记帐的登记工作是否由出纳专门负责。

(3)   出纳和会计的职责是否分离。

(4)   银行存款日记帐是否根据经审核后的合法的收付款凭证登记入帐。

(5)   银行存款日记帐是否逐笔序时登记。

(6)   企业除零星支付外的支出是否通过银行转帐结算。

(7)   对于重大的开支专案是否经过核准、审批。

(8)   银行支票是否按顺序签出。

(9)   是否严格控制和保管空白支票。

(10) 作废支票是否加盖“作废”戳记，并与存根联一并保存。

(11) 是否使用支票登记簿。

(12) 支票是否由出纳和有关主管人员共同签发。

(13) 签发支票的印章是否妥善保管，大、小印是否分别由专人保管。

(14) 银行存款日记帐与总帐是否每月核对相符。

(15) 银行存款日记帐是否定期与银行对帐单核对。

(16) 是否定期由独立人员编制银行存款调节表，调节未达账项。

三、将证照文件视同公司「无形资产」落实管理

企业经营活动涉及复杂而繁琐，所需证照种类繁多，诸如：企业法人营业执照、税务登记证、验资报告、审计报告、评估报告、组织机构代码证及代码卡、基本户银行开户许可证、企业有土地使用证、房产证等；加上企业类型有别，另有外商企业：财政登记证、外商批准证书、批准证书、外汇登记证、海关登记证、退税证、统计证；申请一般纳税人的资格证、申请进出口经营权的对外贸易经营者备案登记表、检验检疫备案登记证明书、进出口货物收发货人登记证、电子口岸IC卡、退免税认定；及特殊行业的审批证件等。而涉及人员、行政管理、业务的又有车辆所有证、统计证、社保登记证、专利证 书、商标证书、贷款证、章程等证照原件及其申办原始资料、及公司统一为员工办理的健康证、工作证、合同文件等。

企业经营的重要项目执行，都需有上述相关证件资料以为佐证申办或作业执行之用，或许由于太平常了，其相关之管理总常被视微而轻忽。往往这样的疏漏影响却是广博而显著，实务上多有企业因乏于管理而导致进出货的延迟商机错失、或遭受不必要的罚款，或因失窃、被盗用而陷入经营困境等案例丛生。所以建议企业应将证照文件视为公司的无形资产，配合实务作业要项建立相关管理制度。兹将证照文档管理作业流程落实责任之实务技巧提供建议如下：

(1)   借阅原则：一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。

(2)   设立各证件清单和目录，含管理人、数量。

(3)   对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，管理人应负责借阅期之追管，并确保归还证件的完整性和整洁性。

(4)   各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印外借，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保。

(5)   证件主管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后，二人均在“证件移交清册”上签字。

四、如何执行公司印信公章管理，防止“或有负债”发生，影响企业存续

在大陆台商企业的营销作业中常行使的重要印信公章有企业公章、法人私章、财务章、合同章、发票章、及其他职能部门章，这些公章是企业身分之证明，行使的当下企业也承担了相对的义务责任，一旦不当，“或有负债”恐随之发生，甚而影响企业存续。然而如此重要的公章，不但不能锁于案牍置于密阁，还得频仍的使用于日常经营作业中，该如何配合实务，合理安全的用章，实应纳为企业的管理重点范围中。

按笔者个人之实务经验认为：企业印章保管宜任用具有相关专业实务的专人，予以用印行使之专管，以配合相关作业实务执行用印流程。并宜以书面授权该专责之人员，明确保管人员权利义务，以为发生相关纠纷时责任之厘清。

兹从用印常发生弊端之状况，提供如下建议，以为企业规划用印管理流程之参考：

(1)   设立用章记录表，于用章时登记用途、使用人、权责核批者。非紧急情况时，务求由印章管理人专责作业流程。

(2)   公司票据用章宜有两个：公司财务专用章和法人代表（或授权代理人）章，不宜由同一人保管，分开保管，才能互稽。

(3)   企业公章与法人代表章涉及企业所有资产，应分开不同人保管。

(4)   印章原则上不许携出。如因特殊需要，须由最高主管批准，填写用印申请。并宜两人以上同行携出使用。

(5)   一般情况下，不允许在空白单证、纸张上加盖印章。已盖公章之文档若不能使用，必须交回公司销毁，并在登记表上登载原因。

(6)   不同城市或区域对企业印章的使用规定可能会有所差异，企业高层指挥主管应咨询当地的专业人士进行相关专业之了解；如有交接宜含括对企业所有印章进行详细的审查与管理现状之了解。

（本文作者为海基会台商财经法律顾问、陆委会台商张老师）