經貿講座

台商日常金流及自保管理執行實務解析

―證照、印信管理與銀行帳戶之核管

文／蔡卓勳

台商企業在大陸營銷中，用印及日常金流之收受使用是執行中最繁瑣、也最基礎的作業流程。證照、公章印信為企業身份與權力的證明，然從台商赴大陸投資以來，因印信公章被盜用冒名進口機械、高級轎車等轉售，而招致刑事涉訟及究責者屢見不鮮，甚而因蓋章之誤而使企業陷入危機，面臨存續掙扎之狀況，也非僅有之單一事件。

近年來，大陸內銷市場對於外資投入策略較之往昔更為開放，諸多的中、小型台商藉由電子平台或駐點設立，從事小額民生性商品的商務活動愈趨愈盛，支票與銀行帳戶小額款項之收受、使用也隨之趨繁，不但銀行帳戶日常金流的稽核愈趨重要，相對地不少台商因對大陸支票實務常識及相關法令之不諳，致使落入支票陷阱，或致血本無歸者，更時有所聞。

有鑑於此，本文將就大陸營銷中證照管理、用印、支票使用，及銀行帳戶日常金流稽核之法規與實務摘要說明、建議於下，或期能協助台商於日常作業執行相關之自保管理，降低印章行使與支票收受、一般金流進出之風險。

一、瞭解大陸支票行使的基本常識，避免落入“支票陷阱”：

(一)在大陸通用的支票類型

大陸通用的支票按照支付票款的方式分為三種：

1.「現金支票」，此類支票上印有“現金”字樣，只能用於支取現金，開立時必須填寫用途，常見的用途註明有備用金、工資、獎金或補貼、差旅費、收購款、與個人之間的其他用途。

2.「轉帳支票」，此類支票上印有“轉帳”字樣，僅限於轉帳使用。

3.「普通支票」，此類支票上無印製任何關於銀行使用限定之字樣，所以既能用於提領現金也能用於轉帳，與台灣普通支票相同，於支票左上角劃兩條平行線的劃線支票是用於轉帳，未劃線者則可提領現金。

(二)收受、行使支票要注意的事項

1.要有銀行支票的基本要件

按大陸規定，支票的絕對應記載事項有：(1)表明“支票”的字樣；(2)無條件支付的委託；(3)確定的金額；(4)付款人名稱；(5)出票日期；(6)出票人簽章。上述有其一未記載者，支票無效。

其中要特別提醒關注的細節如下：

(1)出票日期必須大寫：例如：2010年5月5日：貳零壹零年伍月零伍日。

(2)人民幣的大寫採數字大寫寫法，另外小寫金額部分，於最高金額的前一位空白格用“￥”。

(3)用印狀況：支票正面要蓋有紅色印泥的財務專用章和法人章，印章模糊會被銀行當成作廢支票拒絕，也不能因此在該支票上重新加蓋，而是須另行開立支票。

2.收受異地支票時要再審查其他重要細節

除審查上述支票基本要件外，應再特別注意支票正面不能有其它塗改痕跡；現金支票票面金額有無超過付款銀行規定的金額上限（一般為人民幣50萬元）；支票票面右下方有無記載12位元的銀行機構代碼，以避免拿到空頭偽票。

另外，要特別注意相關日期的審查，這是台商常落入的“支票陷阱”。在大陸對支票使用的規定是「見票即付」，不得另行記載付款日期，另外記載付款日期者，該記載無效。銀行本票的提示付款期限自出票日起最長不得超過2個月；一般支票則持票人應當自出票日起10日內提示付款；超過提示付款期限的，付款人可以不予付款。所以台商宜慎防收入此種只能靠興訟“試著”追究責任的“無效支票”。

二、如何使用技巧快速自查銀行帳戶日常金流

大陸對企業的銀行帳戶設立定有用途之規範，台商常設立之銀行帳戶種類有四種：一是每個企業只能設立一個的「基本存款帳戶」，用於日常轉帳結算和現金收付。二是用於辦理借款轉存、歸還和其他轉帳結算的資金收付，而開立的「一般存款帳戶」，此類帳戶只能存入現金不能支領現金。三是企業於異地產品展銷、臨時性採購資金等基於臨時性經營活動之需求，而開立的「臨時存款帳戶」。四是企事業單位因特定用途需要，如基本建設專案等專項資金，而開立的「專用存款帳戶」，此帳戶僅能就該專項入款。

在企業對金流的稽核上，可藉由銀行對帳單和銀行存款調節表審核銀行存款的實存數額，及銀行存款收入與付出事項的真實性、正確性作資金流向之確認。按筆者實務經驗，建議企業不妨基於上述原則下，建立如下之銀行存款的內部自查執行流程，或可對銀行帳戶日常金流發揮快速核查之效：

(1)   企業是否根據不同的銀行帳號分別開設銀行存款日記帳。

(2)   銀行存款的處理和日記帳的登記工作是否由出納專門負責。

(3)   出納和會計的職責是否分離。

(4)   銀行存款日記帳是否根據經審核後的合法的收付款憑證登記入帳。

(5)   銀行存款日記帳是否逐筆序時登記。

(6)   企業除零星支付外的支出是否通過銀行轉帳結算。

(7)   對於重大的開支專案是否經過核准、審批。

(8)   銀行支票是否按順序簽出。

(9)   是否嚴格控制和保管空白支票。

(10) 作廢支票是否加蓋“作廢”戳記，並與存根聯一併保存。

(11) 是否使用支票登記簿。

(12) 支票是否由出納和有關主管人員共同簽發。

(13) 簽發支票的印章是否妥善保管，大、小印是否分別由專人保管。

(14) 銀行存款日記帳與總帳是否每月核對相符。

(15) 銀行存款日記帳是否定期與銀行對帳單核對。

(16) 是否定期由獨立人員編制銀行存款調節表，調節未達賬項。

三、將證照文件視同公司「無形資產」落實管理

企業經營活動涉及複雜而繁瑣，所需證照種類繁多，諸如：企業法人營業執照、稅務登記證、驗資報告、審計報告、評估報告、組織機構代碼證及代碼卡、基本戶銀行開戶許可證、企業有土地使用證、房產證等；加上企業類型有別，另有外商企業：財政登記證、外商批准證書、批准證書、外匯登記證、海關登記證、退稅證、統計證；申請一般納稅人的資格證、申請進出口經營權的對外貿易經營者備案登記表、檢驗檢疫備案登記證明書、進出口貨物收發貨人登記證、電子口岸IC卡、退免稅認定；及特殊行業的審批證件等。而涉及人員、行政管理、業務的又有車輛所有證、統計證、社保登記證、專利證 書、商標證書、貸款證、章程等證照原件及其申辦原始資料、及公司統一為員工辦理的健康證、工作證、合同文件等。

企業經營的重要項目執行，都需有上述相關證件資料以為佐證申辦或作業執行之用，或許由於太平常了，其相關之管理總常被視微而輕忽。往往這樣的疏漏影響卻是廣博而顯著，實務上多有企業因乏於管理而導致進出貨的延遲商機錯失、或遭受不必要的罰款，或因失竊、被盜用而陷入經營困境等案例叢生。所以建議企業應將證照文件視為公司的無形資產，配合實務作業要項建立相關管理制度。茲將證照文檔管理作業流程落實責任之實務技巧提供建議如下：

(1)   借閱原則：一事一借、用畢歸還、再用再借、誰用誰借。

(2)   設立各證件清單和目錄，含管理人、數量。

(3)   對於借閱和歸檔都應有相應人員的簽字確認，管理人應負責借閱期之追管，並確保歸還證件的完整性和整潔性。

(4)   各類證照未經主管領導批准，任何人不得隨意翻動、複印外借，更不許擅自使用公司的證照進行各種擔保。

(5)   證件主管人因工作需要而調動崗位時，應填制“證件移交清冊”，移交人和接交人在與證件清單核對數目後，二人均在“證件移交清冊”上簽字。

四、如何執行公司印信公章管理，防止“或有負債”發生，影響企業存續

在大陸台商企業的營銷作業中常行使的重要印信公章有企業公章、法人私章、財務章、合同章、發票章、及其他職能部門章，這些公章是企業身分之證明，行使的當下企業也承擔了相對的義務責任，一旦不當，“或有負債”恐隨之發生，甚而影響企業存續。然而如此重要的公章，不但不能鎖於案牘置於密閣，還得頻仍的使用於日常經營作業中，該如何配合實務，合理安全的用章，實應納為企業的管理重點範圍中。

按筆者個人之實務經驗認為：企業印章保管宜任用具有相關專業實務的專人，予以用印行使之專管，以配合相關作業實務執行用印流程。並宜以書面授權該專責之人員，明確保管人員權利義務，以為發生相關糾紛時責任之釐清。

茲從用印常發生弊端之狀況，提供如下建議，以為企業規劃用印管理流程之參考：

(1)   設立用章記錄表，於用章時登記用途、使用人、權責核批者。非緊急情況時，務求由印章管理人專責作業流程。

(2)   公司票據用章宜有兩個：公司財務專用章和法人代表（或授權代理人）章，不宜由同一人保管，分開保管，才能互稽。

(3)   企業公章與法人代表章涉及企業所有資產，應分開不同人保管。

(4)   印章原則上不許攜出。如因特殊需要，須由最高主管批准，填寫用印申請。並宜兩人以上同行攜出使用。

(5)   一般情況下，不允許在空白單證、紙張上加蓋印章。已蓋公章之文檔若不能使用，必須交回公司銷毀，並在登記表上登載原因。

(6)   不同城市或區域對企業印章的使用規定可能會有所差異，企業高層指揮主管應諮詢當地的專業人士進行相關專業之了解；如有交接宜含括對企業所有印章進行詳細的審查與管理現狀之瞭解。

（本文作者為海基會台商財經法律顧問、陸委會台商張老師）