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財團法人海峽交流基金會

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財團法人海峽交流基金會辦理兩岸文書查驗證作業規定

  • 更新日期:109-07-17

民國94年7月20日行政院大陸委員會陸法字第0940012458號函准予備查

壹、 依據

  本規定依據政府委託財團法人海峽交流基金會(以下簡稱本會)辦理兩岸文書查驗證業務之委託契約,及本會與大陸「海峽兩岸關係協會」、「中國公證員協會」簽訂之「兩岸公證書使用查證協議」(以下簡稱協議)訂定。

貳、 業務種類

  1. 寄送及收存公(認)證書副本:依協議第2條辦理相互寄送涉及繼承、收養、婚姻、出生、死亡、委託、學歷、定居、扶養親屬、財產權利證明、稅務、病歷、經歷及專業證明公(認)證書副本以供核驗。
  2. 公證書驗證:核驗當事人提出之公證書正本與大陸有關公證員協會、大陸地區駐外使領館或相關單位寄交之副本是否相符。
  3. 公(認)證書查證:就公(認)證書有協議第3條所列情形進行查證。
  4. 其他文書查證:就公(認)證書以外之文書進行個案查證。

 參、 寄送及收存公(認)證書副本

  1. 寄送臺灣地區公(認)證書副本
    1. 本會接獲臺灣地區各地方法院公證處或所屬民間公證人寄來之公(認)證書副本,應以電子方式建檔儲存資料,於7日內將公(認)證書副本乙份寄往大陸地區有關之公證員協會,並將乙份副本存檔備查。公(認)證書副本不屬協議第2條所列之範圍者,得不予寄送,惟應函知寄交之公證處或民間公證人。
    2. 應當事人申請,得由當事人繳費後以快遞寄出公(認)證書副本。
    3. 承辦人員每月應統計各公證處及民間公證人寄交公(認)證書副本之件數及種類。
  2. 收存大陸地區寄交之公證書副本
    1. 本會接獲大陸地區有關公證員協會寄交之公證書副本後,應儘速以電子方式建檔儲存資料,以便辦理核驗。
    2. 承辦人員每月應統計各公證員協會寄交公證書副本之件數及種類。

 肆、 公證書驗證

  1. 申請
    1. 親自申請
      1. 公證書上所載之當事人或能證明有法律上利害關係人得為申請人。
      2. 申請人親自到本會辦理者,應填寫文書驗證申請書(以下簡稱驗證申請書),或口頭申請,由本會人員代為填寫。申請人並應於驗證申請書上簽名或蓋章。
    2. 委託代辦
      1. 申請人無法親自辦理者,得委託代理人辦理,代理人並應出示委託書或授權書、代理人身分證明。
    3. 郵寄申請
      1. 申請人或代理人無法親自到本會辦理者,得以郵寄方式申請。
      2. 郵寄申請應自行填寫驗證申請書,並於驗證申請書上簽名或蓋章,連同申請驗證之公證書正本、申請人身分證明影本各乙份(如代理他人申請者應另檢附委託書及代理人身分證明影本各乙份)及驗證費用,寄交本會憑辦。
  2. 應提出之文件
    1. 公證書正本
      1. 申請人應提出大陸地區公證人簽發之公證書正本申請核驗。僅提出公證書影印本者,不予受理。
    2. 委託書
      1. 申請驗證,如係委託他人辦理者,受託人應提出經委託人簽名或蓋章之委託書。
    3. 身分證明文件
      1. 自然人須提出如國民身分證、駕駛執照、護照、居留證、入出境許可證等足資證明身分之證件。
      2. 法人須提出足資證明法人存在(如公司執照、公司營利事業登記證、公司變更登記事項表等)及負責人身分之證明文件。
  3. 繳納驗證費用
    1. 申請驗證應依「財團法人海峽交流基金會辦理文書查驗收費辦法」所訂之標準繳費,由本會摯給申請人收據。
  4.  驗證程序
    1. 程序審查
      1. 核驗身分
        本會收案人員應先核驗申請人身分證明。若委託他人辦理者,受託人應提出委託書或授權書、委託人及本人之身分證件。
      2. 繳交公證書正本
        申請人提出之大陸文書未經大陸地區公證人公證者,不予受理。
      3. 繳納驗證費用
        未繳納費用或繳納不足者,於通知後10日內未補正,不予受理;繳納不足者,退還原繳交費用。
    2. 核對公證書正副本
      1. 形式審查
        核驗人員應核對大陸公證員協會寄交之同字號公證書副本,並比對公證書正副本內容、公證人簽名及鈐印是否相符。
      2. 內容審查
        核驗人員應就公證書內容進行審查,並注意下情形:
        是否真實有效;
        是否有違強制規定、禁止規定或公序良俗;
        是否自相矛盾;
        是否具有足以影響同一性之瑕疵。
    3. 發給證明
      1. 經核驗結果,公證書正副本相符,且內容未違反前項內容審查之注意事項者,核驗人員應核發證明,並於證明單上簽名。
      2. 證明單應記載「本件公證書正本經核驗與○○○公證員協會寄交之公證書副本相符」,必要時得併以加註方式說明,並註明簽發日期、編號,黏貼於申請人提出之公證書正本,加蓋本會鋼印後發給申請人。
      3. 經加蓋本會鋼印之公證書正本及證明單應影印乙份存卷。
      4. 申請人同時持同一字號公證書正本申請發給本會驗證證明副本者,依上述程序辦理。
      5. 申請人同時請求加發本會驗證證明副本者,承辦人員應將完成核驗存檔之公證書及證明單影印,註明「本影印本與原件相符」,由核驗人員簽名並註明加發日期,加蓋鋼印後發給申請人。
    4. 補發副本
      1. 申請補發本會驗證證明副本者,以原申請人或能證明有法律上利害關係者為限。
      2. 申請人得親自或委託他人向本會申請補發驗證證明副本。
      3. 申請人持同一字號公證書正本申請發給本會驗證證明副本者,依前述驗證程序辦理,另於證明單上註明「本證明與本會○年○月○日(○)核字第○○○號證明內容相同」。
      4. 申請人請求補發本會驗證證明副本者,承辦人員應將完成核驗存檔之公證書及證明單影印,註明「本影印本與原件相符」,由核驗人員簽名並註明補發日期,加蓋鋼印後發給申請人。
    5. 核驗後不發給證明之處理
      1. 經核驗結果,公證書正副本不符或內容違反前述內容審查之注意事項者,應於驗證申請書註記,不發給證明,並函告申請人。如有協議第3條所列情形者,必要時得主動函請大陸有關之公證員協會協助查證。
      2. 發現有犯罪嫌疑者,應函請司法機關追究相關刑責,並函告有關主管機關。
    6. 「馬上辦」作業程序
      1. 申請人親自到本會申請驗證,所提公證書正本,經查同一字號公證書副本已寄達本會者,核驗人員應立即核驗。符合發證要件,應核發證明,摯給申請人;如不符合發證要件,則依前項不發給證明程序處理。
      2. 同一申請人同一日依「馬上辦」程序申請驗證,原則上以不超過5個字號公證書正本為限。
    7. 特殊案件之查驗證
      特殊案件當事人或其利害關係人向本會申請驗證者,應依「財團法人海峽交流基金會辦理特殊案件文書查驗證處理要點」處理。
    8. 歸檔
      完成驗證之案件,應由承辦人員整卷後歸檔。
    9. 公證書副本未到之處理
      1. 申請驗證之案件,尚未接獲大陸有關公證員協會、大陸地區駐外使領館或相關單位寄交之副本者,應摯給當事人收據整卷暫存,俟副本寄達後再行核驗,必要時應予查證。
      2. 申請驗證之案件,距公證書發證日期已逾2月尚未接獲公證書副本者,應函請大陸有關公證員協會、大陸地區駐外使領館或相關單位儘速寄交。
    10. 驗證證明之撤銷
      依驗證程序核發證明之公證書,如發現有虛偽作假等情事,或經大陸相關公證員協會函告撤銷或不能使用等情形,本會得撤銷所核發之證明,並函告相關機關。

伍、 公(認)證書查證

  1. 大陸地區公證書之查證
    1. 當事人申請
      1. 公證書上所載之當事人或能證明有法律上利害關係之人得為申請人。
      2. 申請方式
        1. 親自申請
          申請人得親自到本會辦理,若無法親自辦理者,得委託代理人辦理。
        2. 郵寄申請
          申請人或代理人無法親自到本會辦理者,得以郵寄方式申請。
          郵寄申請應自行填寫查證申請書,並於查證申請書上簽名或蓋章,連同申請查證之公證書、申請人身分證明影本各乙份(如代理他人申請者應另檢附委託書及代理人身分證明影本各乙份)及查證費用,寄交本會憑辦。
      3. 應提出之文件
        1. 公證書
          申請人應提出大陸地區公證人簽發之公證書正本申請查證。但依常情判斷申請人無法取得公證書正本者,不在此限。
        2. 查證申請書,如係委託他人辦理者,受託人應提出經委託人簽名或蓋章之委託書。
        3. 身分證明文件
          自然人須提出如國民身分證、駕駛執照、護照、居留證、入出境許可證等足資證明身分之證件。
          法人須提出足資證明法人存在(如公司執照、公司營利事業登記證、公司變更登記事項表等)及負責人身分之證明文件。
          證明資料
          申請人除公證書外,必要時應提出與公證書記載內容不同之證據資料,如戶籍資料、檔案記載等證據資料。
    2. 機關委辦
      相關主管機關遇有協議第3條所列情形,得函囑本會查證。
    3. 本會主動查證
      本會於辦理章程所定及政府委辦之兩岸事務時,如發現公證書有協議第3條所列情形者,得依職權函請大陸有關之公證員協會協助查證。
    4. 繳納查證費用
      申請查證應依「財團法人海峽交流基金會辦理文書查驗收費辦法」所訂之標準繳費,由本會摯給申請人收據。
      法院或行政機關為追訴刑事責任函囑本會查證或由本會主動函查者,得不收取費用。
    5. 查證程序
      1. 程序審查
        核驗身分
        本會收案人員應先核驗申請人身分證明。若委託他人辦理者,受託人應提出委託書或授權書、委託人及本人之身分證件。
        申請人與申請查證之公證書無利害關係者,應不予受理。
        繳納查證費用
        未繳納費用或繳納不足者,於通知後10日內未補正,不予受理;繳納不足者,退還原繳交費用。
      2. 內容審查
        申請查證未附理由、不符合協議第3條所列之情形或申請人無法證明為公證書之利害關係人,經通知後10日內未補正或不能補正者,駁回其申請;公證書上另加蓋有其他證明印章者,亦同。
      3. 查證
        承辦人員審查後,應即依協議商定之文書格式,並敘明理由,函請大陸地區有關之公證員協會協助查證。
    6. 費用之統計
      承辦人員應就函請有關公證員協會查證之每筆資料及費用予以統計,以便與中國公證員協會結算。
  2.  臺灣地區公(認)證書之查證
    1. 收受大陸地區有關公證員協會查證函後,應函請有關之公證處或民間公證人協助查證。
    2. 查證函未附理由或所附公(認)證書無協議第3條所列之情形者,得附加理由,復函拒絕該項查證;公(認)證書上另加蓋其他證明印章者亦同。
    3. 查證案件應注意於收受查證函之日起30日內答覆。
    4. 承辦人員應就來文之公證員協會每一次查證所需費用予以統計,以便與中國公證員協會結算。

陸、 職權劃分

  1. 收案、核驗身分、寄送及收存副本、建檔之業務,由雇員以上或經指定人員擔任。
  2. 核對副本、審查、簽名、判行及查證由法律服務處組員以上或經指定人員擔任。
  3. 核驗結果有疑義之案件,應依協議相關規定及本會「大陸地區公證書核驗疑案處理原則」辦理;如仍無法解決,應經法律服務處處長指定之專員以上3人決議,呈請處長同意後判行。

柒、 守密義務

  1. 業務人員對其經辦事項知悉或持有之秘密,應予嚴守,不得洩漏。
  2. 非因業務職掌上之必要,不得查閱或對外傳送相關資料。
  3. 利害關係人要求查閱公、認證書內容或當事人身分資料者,應填寫申請書並載明事由,經法律服務處處長以上長官同意,由法律服務處人員陪同,於本會所提供之處所進行閱覽、抄錄或複製。


捌、 文書簿冊

  1. 查驗證作成之文書簿冊,其保存、銷毀之處理,依本作業規定及本會有關檔案管理之規定辦理。
  2. 文書簿冊之保存
    1. 登記簿
      承辦人員應製作驗證登記簿、查證登記簿、寄送及收存公證書副本登記簿,並記載詳實。
    2. 臺灣地區製作之公(認)證書副本
      1. 本會接獲臺灣地區各地方法院公證處或所屬民間公證人寄來之公(認)證書副本,承辦人員應將法院或所屬民間公證人暨來文字號、當事人姓名、身分證字號、公(認)證書文號等及所寄大陸省分等相關資料,輸入電腦建檔儲存。
      2. 承辦人員應依限備文將公(認)證書副本乙份寄交大陸地區公證員協會。另乙份副本連同法院或所屬民間公證人寄送函,依序存檔備查。
      3. 我駐外使領館寄來之公(認)證書副本,應依本會一般公文程序處理及收存。
    3. 大陸地區寄交之公證書副本
      1. 本會接獲大陸地區公證員協會、駐外使領館或相關單位寄交之公證書副本,承辦人員應將寄送單位、寄送函函號、寄送日期及所寄公證書字號、公證處、公證日期、當事人姓名等相關資料輸入電腦;並將寄送函及公證書副本掃描入檔。
      2. 寄送函及公證書副本應依寄送單位、省分及公證書字號順序存檔備查。
    4. 公證書正本等文件
      1. 申請人提出之公證書正本、委託書、身分證件及完成核驗存檔之公證書、證明單影印本等文件,應置於證件存置袋。
      2. 證件存置袋應黏貼驗證申請書,編定文書驗證號碼,並標明保存期限,於辦理完畢後,依年份、文驗號碼順序歸檔。
    5. 查證案件
      查證案件應依本會一般公文程序處理及收存。
    6. 文書簿冊得採微縮、電子或其他科技方式儲存管理。
  3. 保存年限及銷毀
    本會辦理兩岸文書查驗證業務之公證書副本、卷宗及證件存置袋,保存年限如下:
    1. 寄送臺灣地區公(認)證書副本之案件及卷宗,自結案日起算,保存1年。
    2. 大陸地區公證書驗證案件之卷宗、證件存置袋,自歸檔後翌年1月1日起算,保存7年。
    3. 大陸地區寄交之公證書副本及副本寄送函,自電腦建檔後之翌年1月1日起算,保存7年。
    4. 臺灣地區公(認)證書、大陸地區公證書及其他文書查證案件之卷宗、證件存置袋及查證回函,自結案日翌年1月1日起算,保存7年。
    超過保存年限者,本會得銷毀之。但因特殊事由,有繼續保存之必要者,不在此限。
    前述逾保存年限之文書簿冊,經造冊報請主管機關備查後銷毀之。
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