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財團法人海峽交流基金會辦理兩岸文書查驗證作業規定 |
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財團法人海峽交流基金會 95年6月 壹、 依據 本規定依據政府委託財團法人海峽交流基金會（以下簡稱本會）辦理兩岸文書查驗證業務之委託契約，及本會與大陸「海峽兩岸關係協會」、「中國公證員協會」簽訂之「兩岸公證書使用查證協議」（以下簡稱協議）訂定。 貳、 業務種類 一、 寄送及收存公（認）證書副本：依協議第2條辦理相互寄送涉及繼承、收養、婚姻、出生、死亡、委託、學歷、定居、扶養親屬、財產權利證明、稅務、病歷、經歷及專業證明公（認）證書副本以供核驗。 二、 公證書驗證：核驗當事人提出之公證書正本與大陸有關公證員協會、大陸地區駐外使領館或相關單位寄交之副本是否相符。 三、 公（認）證書查證：就公（認）證書有協議第3條所列情形進行查證。 四、 其他文書查證：就公（認）證書以外之文書進行個案查證。 參、 寄送及收存公（認）證書副本 一、 寄送台灣地區公（認）證書副本 ●本會接獲台灣地區各地方法院公證處或所屬民間公證人寄來之公（認）證書副本，應以電子方式建檔儲存資料，於7日內將公（認）證書副本乙份寄往大陸地區有關之公證員協會，並將乙份副本存檔備查。公（認）證書副本不屬協議第2條所列之範圍者，得不予寄送，惟應函知寄交之公證處或民間公證人。 ●應當事人申請，得由當事人繳費後以快遞寄出公（認）證書副本。 ●承辦人員每月應統計各公證處及民間公證人寄交公（認）證書副本之件數及種類。 二、 收存大陸地區寄交之公證書副本 ●本會接獲大陸地區有關公證員協會寄交之公證書副本後，應儘速以電子方式建檔儲存資料，以便辦理核驗。 ●承辦人員每月應統計各公證員協會寄交公證書副本之件數及種類。 肆、 公證書驗證 一、 申請 ●親自申請 ◎公證書上所載之當事人或能證明有法律上利害關係人得為申請人。 ◎申請人親自到本會辦理者，應填寫文書驗證申請書（以下簡稱驗證申請書），或口頭申請，由本會人員代為填寫。申請人並應於驗證申請書上簽名或蓋章。 ●委託代辦 ◎申請人無法親自辦理者，得委託代理人辦理，代理人並應出示委託書或授權書、代理人身分證明。 ●郵寄申請 ◎申請人或代理人無法親自到本會辦理者，得以郵寄方式申請。 ◎郵寄申請應自行填寫驗證申請書，並於驗證申請書上簽名或蓋章，連同申請驗證之公證書正本、申請人身分證明影本各乙份（如代理他人申請者應另檢附委託書及代理人身分證明影本各乙份）及驗證費用，寄交本會憑辦。 二、 應提出之文件 ●公證書正本 ◎申請人應提出大陸地區公證人簽發之公證書正本申請核驗。僅提出公證書影印本者，不予受理。 ●委託書 ◎申請驗證，如係委託他人辦理者，受託人應提出經委託人簽名或蓋章之委託書。 ●身分證明文件 ◎自然人須提出如國民身分證、駕駛執照、護照、居留證、入出境許可證等足資證明身分之證件。 ◎法人須提出足資證明法人存在（如公司執照、公司營利事業登記證、公司變更登記事項表等）及負責人身分之證明文件。 三、 繳納驗證費用 申請驗證應依「財團法人海峽交流基金會辦理文書查驗收費辦法」所訂之標準繳費，由本會摯給申請人收據。 四、 驗證程序 ●程序審查 ◎核驗身分 本會收案人員應先核驗申請人身分證明。若委託他人辦理者，受託人應提出委託書或授權書、委託人及本人之身分證件。 ◎繳交公證書正本 申請人提出之大陸文書未經大陸地區公證人公證者，不予受理。 ◎繳納驗證費用 未繳納費用或繳納不足者，於通知後10日內未補正，不予受理；繳納不足者，退還原繳交費用。 ●核對公證書正副本 ◎形式審查 核驗人員應核對大陸公證員協會寄交之同字號公證書副本，並比對公證書正副本內容、公證人簽名及鈐印是否相符。 ◎內容審查 核驗人員應就公證書內容進行審查，並注意下情形： 是否真實有效； 是否有違強制規定、禁止規定或公序良俗； 是否自相矛盾； 是否具有足以影響同一性之瑕疵。 ●發給證明 ◎經核驗結果，公證書正副本相符，且內容未違反前項內容審查之注意事項者，核驗人員應核發證明，並於證明單上簽名。 ◎證明單應記載「本件公證書正本經核驗與○○○公證員協會寄交之公證書副本相符」，必要時得併以加註方式說明，並註明簽發日期、編號，黏貼於申請人提出之公證書正本，加蓋本會鋼印後發給申請人。 ◎經加蓋本會鋼印之公證書正本及證明單應影印乙份存卷。 ◎申請人同時持同一字號公證書正本申請發給本會驗證證明副本者，依上述程序辦理。 ◎申請人同時請求加發本會驗證證明副本者，承辦人員應將完成核驗存檔之公證書及證明單影印，註明「本影印本與原件相符」，由核驗人員簽名並註明加發日期，加蓋鋼印後發給申請人。 ●補發副本 ◎申請補發本會驗證證明副本者，以原申請人或能證明有法律上利害關係者為限。 ◎申請人得親自或委託他人向本會申請補發驗證證明副本。 ◎申請人持同一字號公證書正本申請發給本會驗證證明副本者，依前述驗證程序辦理，另於證明單上註明「本證明與本會○年○月○日（○）核字第○○○號證明內容相同」。 ◎申請人請求補發本會驗證證明副本者，承辦人員應將完成核驗存檔之公證書及證明單影印，註明「本影印本與原件相符」，由核驗人員簽名並註明補發日期，加蓋鋼印後發給申請人。 ●核驗後不發給證明之處理 ◎經核驗結果，公證書正副本不符或內容違反前述內容審查之注意事項者，應於驗證申請書註記，不發給證明，並函告申請人。如有協議第3條所列情形者，必要時得主動函請大陸有關之公證員協會協助查證。 ◎發現有犯罪嫌疑者，應函請司法機關追究相關刑責，並函告有關主管機關。 ●「馬上辦」作業程序 ◎申請人親自到本會申請驗證，所提公證書正本，經查同一字號公證書副本已寄達本會者，核驗人員應立即核驗。符合發證要件，應核發證明，摯給申請人；如不符合發證要件，則依前項不發給證明程序處理。 ◎同一申請人同一日依「馬上辦」程序申請驗證，原則上以不超過5個字號公證書正本為限。 ●特殊案件之查驗證 特殊案件當事人或其利害關係人向本會申請驗證者，應依「財團法人海峽交流基金會辦理特殊案件文書查驗證處理要點」處理。 ●歸檔 完成驗證之案件，應由承辦人員整卷後歸檔。 ●公證書副本未到之處理 ◎申請驗證之案件，尚未接獲大陸有關公證員協會、大陸地區駐外使領館或相關單位寄交之副本者，應摯給當事人收據整卷暫存，俟副本寄達後再行核驗，必要時應予查證。 ◎申請驗證之案件，距公證書發證日期已逾2月尚未接獲公證書副本者，應函請大陸有關公證員協會、大陸地區駐外使領館或相關單位儘速寄交。 ●驗證證明之撤銷 依驗證程序核發證明之公證書，如發現有虛偽作假等情事，或經大陸相關公證員協會函告撤銷或不能使用等情形，本會得撤銷所核發之證明，並函告相關機關。 伍、 公（認）證書查證 一、 大陸地區公證書之查證 ●當事人申請 公證書上所載之當事人或能證明有法律上利害關係之人得為申請人。 ◎申請方式 親自申請 申請人得親自到本會辦理，若無法親自辦理者，得委託代理人辦理。 郵寄申請 申請人或代理人無法親自到本會辦理者，得以郵寄方式申請。 郵寄申請應自行填寫查證申請書，並於查證申請書上簽名或蓋章，連同申請查證之公證書、申請人身分證明影本各乙份（如代理他人申請者應另檢附委託書及代理人身分證明影本各乙份）及查證費用，寄交本會憑辦。 ◎應提出之文件 公證書 申請人應提出大陸地區公證人簽發之公證書正本申請查證。但依常情判斷申請人無法取得公證書正本者，不在此限。 查證申請書，如係委託他人辦理者，受託人應提出經委託人簽名或蓋章之委託書。 身分證明文件 自然人須提出如國民身分證、駕駛執照、護照、居留證、入出境許可證等足資證明身分之證件。 法人須提出足資證明法人存在（如公司執照、公司營利事業登記證、公司變更登記事項表等）及負責人身分之證明文件。 證明資料 申請人除公證書外，必要時應提出與公證書記載內容不同之證據資料，如戶籍資料、檔案記載等證據資料。 ●機關委辦 相關主管機關遇有協議第3條所列情形，得函囑本會查證。 ●本會主動查證 本會於辦理章程所定及政府委辦之兩岸事務時，如發現公證書有協議第3條所列情形者，得依職權函請大陸有關之公證員協會協助查證。 ●繳納查證費用 ◎申請查證應依「財團法人海峽交流基金會辦理文書查驗收費辦法」所訂之標準繳費，由本會摯給申請人收據。 ◎法院或行政機關為追訴刑事責任函囑本會查證或由本會主動函查者，得不收取費用。 ●查證程序 ◎程序審查 核驗身分 本會收案人員應先核驗申請人身分證明。若委託他人辦理者，受託人應提出委託書或授權書、委託人及本人之身分證件。 申請人與申請查證之公證書無利害關係者，應不予受理。 繳納查證費用 未繳納費用或繳納不足者，於通知後10日內未補正，不予受理；繳納不足者，退還原繳交費用。 ◎內容審查 申請查證未附理由、不符合協議第3條所列之情形或申請人無法證明為公證書之利害關係人，經通知後10日內未補正或不能補正者，駁回其申請；公證書上另加蓋有其他證明印章者，亦同。 ◎查證 承辦人員審查後，應即依協議商定之文書格式，並敘明理由，函請大陸地區有關之公證員協會協助查證。 ●費用之統計 承辦人員應就函請有關公證員協會查證之每筆資料及費用予以統計，以便與中國公證員協會結算。 二、 台灣地區公（認）證書之查證 ●收受大陸地區有關公證員協會查證函後，應函請有關之公證處或民間公證人協助查證。 ●查證函未附理由或所附公（認）證書無協議第3條所列之情形者，得附加理由，復函拒絕該項查證；公（認）證書上另加蓋其他證明印章者亦同。 ●查證案件應注意於收受查證函之日起30日內答覆。 ●承辦人員應就來文之公證員協會每一次查證所需費用予以統計，以便與中國公證員協會結算。 陸、 職權劃分 一、 收案、核驗身分、寄送及收存副本、建檔之業務，由雇員以上或經指定人員擔任。 二、 核對副本、審查、簽名、判行及查證由法律服務處組員以上或經指定人員擔任。 三、 核驗結果有疑義之案件，應依協議相關規定及本會「大陸地區公證書核驗疑案處理原則」辦理；如仍無法解決，應經法律服務處處長指定之專員以上3人決議，呈請處長同意後判行。 柒、 守密義務 一、 業務人員對其經辦事項知悉或持有之秘密，應予嚴守，不得洩漏。 二、 非因業務職掌上之必要，不得查閱或對外傳送相關資料。 三、 利害關係人要求查閱公、認證書內容或當事人身分資料者，應填寫申請書並載明事由，經法律服務處處長以上長官同意，由法律服務處人員陪同，於本會所提供之處所進行閱覽、抄錄或複製。 捌、 文書簿冊 一、 查驗證作成之文書簿冊，其保存、銷毀之處理，依本作業規定及本會有關檔案管理之規定辦理。 二、 文書簿冊之保存 ●登記簿 承辦人員應製作驗證登記簿、查證登記簿、寄送及收存公證書副本登記簿，並記載詳實。 ●台灣地區製作之公（認）證書副本 ◎本會接獲台灣地區各地方法院公證處或所屬民間公證人寄來之公（認）證書副本，承辦人員應將法院或所屬民間公證人暨來文字號、當事人姓名、身分證字號、公（認）證書文號等及所寄大陸省分等相關資料，輸入電腦建檔儲存。 ◎承辦人員應依限備文將公（認）證書副本乙份寄交大陸地區公證員協會。另乙份副本連同法院或所屬民間公證人寄送函，依序存檔備查。 ◎我駐外使領館寄來之公（認）證書副本，應依本會一般公文程序處理及收存。 ●大陸地區寄交之公證書副本 ◎本會接獲大陸地區公證員協會、駐外使領館或相關單位寄交之公證書副本，承辦人員應將寄送單位、寄送函函號、寄送日期及所寄公證書字號、公證處、公證日期、當事人姓名等相關資料輸入電腦；並將寄送函及公證書副本掃描入檔。 ◎寄送函及公證書副本應依寄送單位、省分及公證書字號順序存檔備查。 ●公證書正本等文件 ◎申請人提出之公證書正本、委託書、身分證件及完成核驗存檔之公證書、證明單影印本等文件，應置於證件存置袋。 ◎證件存置袋應黏貼驗證申請書，編定文書驗證號碼，並標明保存期限，於辦理完畢後，依年份、文驗號碼順序歸檔。 ●查證案件 查證案件應依本會一般公文程序處理及收存。 ●文書簿冊得採微縮、電子或其他科技方式儲存管理。 三、 保存年限及銷毀 本會辦理兩岸文書查驗證業務之公證書副本、卷宗及證件存置袋，保存年限如下： ●寄送台灣地區公（認）證書副本之案件及卷宗，自結案日起算，保存1年。 ●大陸地區公證書驗證案件之卷宗、證件存置袋，自歸檔後翌年1月1日起算，保存7年。 ●大陸地區寄交之公證書副本及副本寄送函，自電腦建檔後之翌年1月1日起算，保存7年。 ●台灣地區公（認）證書、大陸地區公證書及其他文書查證案件之卷宗、證件存置袋及查證回函，自結案日翌年1月1日起算，保存7年。 超過保存年限者，本會得銷毀之。但因特殊事由，有繼續保存之必要者，不在此限。 |